Секретариат

Секретариат является структурным подразделением службы документационного обеспечения управления федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Владивостокский государственный университет». Штатное расписание отдела включает в себя следующие должности:

• референты.

Задачи подразделения:

• информационное, документационное, организационное и техническое обеспечение управленческой деятельности руководителей университета: ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов;
• обеспечение единого порядка документирования, обеспечение бесперебойного функционирования документопотока университета;
• организация контроля за исполнением указаний и поручений ректора, проректоров, заместителей проректоров, советников ректора, директоров департаментов.

Функции подразделения:

• составлять организационно-распорядительные документы по поручению ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департамента ФГБОУ ВО "ВВГУ" (приказов, распоряжений), исходящую (письма) и внутреннюю корреспонденцию (служебные записки);
• представлять руководству университета необходимую оперативную информацию, осуществлять консультативное обеспечение их деятельности;
• участвовать в установленном порядке в обработке входящей корреспонденции, предварительно рассматривать ее и направлять по подведомственности и для дальнейшей регистрации;
• осуществлять подготовку проектов поручений в СУЭД, передачу документов на рассмотрение и исполнение, вести учет исполнения поручений руководства университета;
• организовывать прием посетителей, гостей, делегаций, содействовать оперативному рассмотрению их предложений и просьб; создавать им комфортные условия, проявлять тактичность и внимание по отношению к ним;
• контролировать и осуществлять организационное обеспечение командировок, деловых встреч, заседаний и совещаний президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов университета;
• оформлять внутреннюю документацию ректората (протоколы совещаний, табеля учета рабочего времени работников ректората, графики отпусков, документальное оформление представительских расходов);
• совместно со структурными подразделениями университета осуществлять информационное, протокольное и техническое обеспечение мероприятий, проводимых с участием руководства университета;
• обеспечивать текущее и перспективное планирование основных мероприятий в зале заседания ученого совета и малом зале ректората;
• обеспечивать материально-технической поддержкой исполнение полномочий президента, проректоров, заместителей проректоров, советников ректора, директоров департаментов;
• осуществлять контроль оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;
• проводить консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения деятельности и использования методик работы с документами организации;
• организовывать работу по поддержанию системы документационного обеспечения в актуальном состоянии;
• контролировать качество подготовки, соблюдение правил оформления и установленной процедуры согласования документов, представляемых на рассмотрение ректору, президенту, проректорам и их заместителям, советникам ректора, директорам департаментов университета, в соответствии с требованиями нормативно-методических документов по делопроизводству;
• обеспечивать своевременное внесение поручений руководителя в регистрационную карточку документа в СУЭД;
• передавать документы любым доступным для исполнителя способом: электронной почтой, системой мгновенного обмена сообщениями для мобильных и иных платформ WhatsApp, бумажной копией;
• производить регулярный мониторинг исполнения поручений руководства, и, при необходимости, напоминать  об истечении сроков исполнения документов;
• снимать поручения руководителей в регистрационной карточке документа в СУЭД с контроля.