Процедура передачи документов структурного подразделения на архивное хранение
Подготовка дел к передаче в архив университета
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив университета.
После окончания календарного года в соответствии с номенклатурой дел подразделения документы готовятся к передаче в архив университета и подлежат оформлению и описанию.
Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи работников архива.
Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела (приложение № 1);
составление внутренней описи документов (приложение № 2);
подшивку или переплет документов дела;
оформление обложки дела (приложение № 3).
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
в дело помещать документы, которые по содержанию соответствуют заголовку дела;
включать в дело по одному экземпляру документа;
группировать в дело документы одного календарного года, учебные подразделения университета формируют документы в дело за учебный год;
документы должны быть напечатаны на чистых листах бумаги на отдельном листе каждая страница;
документы в личных делах располагать в хронологическом порядке по мере поступления;
лицевые счета по заработной плате формировать в отдельные дела по алфавиту фамилий, имен и отчеств;
дело на бумажном носителе должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, выравниваются, помещаются в твердые обложки из картона и прошиваются прочными нитками на 4 прокола (на 3 прокола для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом.
Для предохранения документов от механической порчи, на первом листе дела накладывается полоска из картона, через которую пропускается шнур.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические скрепления (булавки, скрепки), а также термопереплеты из документов удаляются.
Дела постоянного срока хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.
Если в дело подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивают и формируют новые дела. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается), цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие собой самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе дела указывается:
цифрами и прописью количество листов в данном деле;
литерные номера листов (в случае, если в дело добавлены дополнительные листы);
пропущенные номера листов;
количество листов внутренней описи, при ее наличии.
Лист-заверитель дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные документы, аттестаты и дипломы, предоставленные при поступлении в университет и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются:
наименование государственного (муниципального) архива (принимающего документы на постоянное хранение);
наименование вышестоящей организации;
наименование университета;
наименование вышестоящего подразделения университета (при наличии);
наименование подразделения университета;
индекс дела;
номер тома;
заголовок дела;
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Заголовок дела на бумажном носителе переносится на обложку дела из номенклатуры дел. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).
Дата дела – указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются даты (число, месяц, год) регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за...год (ы)».
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора – дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.
При обозначении даты дела указывается число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими числами, название месяца – текстом.
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле (на основании листа-заверителя) и срок хранения дела.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
При рукописном оформлении надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений.
При изменении наименования университета или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование университета (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.
Передача дел в архив университета
Дела передаются в архив университета по описям, составленным в структурных подразделениях по установленной форме (приложение № 4) в двух экземплярах. Описи представляются через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел несут руководители структурных подразделений.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Перед внесением заголовков дел в опись структурного подразделения проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации
При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом на них может составляться одна опись (внутри описи дела располагаются по годам их заведения).
В конце описи заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, наличие литерных и пропущенных номеров.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов, правильность группировки документов в деле, качество подшивки, правильность оформления обложки дел и листа-заверителя в деле. В случае обнаружения нарушения установленных правил оформления дел они должны быть устранены ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
Прием-передача дел в архив университета производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство. На экземплярах описи дел проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив и лица, передавшего дела.
Опись электронных дел структурных подразделений составляется по установленной форме (приложение № 5).
Требования к составлению описи электронных дел аналогичны требованиям к составлению описи дел на бумажном носителе, за исключением следующих правил:
в графе 6 описи электронных дел указывается объем в Мб;
в итоговой записи описи электронных дел указывается объем в Мб;
дела с одинаковыми заголовками вносятся в опись электронных дел полностью.
При передаче электронных документов в архив университета выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
формирование в информационной системе университета электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
формирование в информационной системе описи электронных дел структурного подразделения;
проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
проверка наличия файла электронной подписи, которой был подписан электронный документ, и/или файла проверки электронной подписи.
Прием электронных документов в архив университета оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и их объем в Мб.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела.
При приеме на архивное хранение (при необходимости) электронные дела заверяются электронной подписью ректора или уполномоченными им ответственными лицами.
После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформляемые в архиве.
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
наименование организации (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив университета.