Заказ печатей и/или штампов структурными подразделениями
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. Оттиск печати должен хорошо читаться.
В университете используют:
гербовые печати (печать с воспроизведением герба Российской Федерации);
печать установленного образца;
круглые не гербовые печати, воспроизводящие наименование соответствующего структурного подразделения ФГБОУ ВО «ВВГУ», а также вспомогательные печати, предназначенные для использования на определённых видах документов.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Подписи ректора, советника ректора, проректоров, заместителей проректоров, директоров департамента, главного бухгалтера заверяются гербовой печатью.
Оттиск печати установленного образца ставится на документах, подписанных руководителями структурных подразделений ФГБОУ ВО «ВВГУ» в случаях, когда необходима печать с наименованием организации.
Для заверения справок, копий деловых бумаг, различных выписок и учетных документов используется оттиск вспомогательной печати или оттиск круглой негербовой печати, воспроизводящей наименование структурного подразделения.
Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.
Ответственность за использование печати структурного подразделения несет его руководитель.
В структурном подразделении «ректорат» используется три вида печатей:
печать с воспроизведением герба Российской Федерации;
печать установленного образца;
печать для договоров.
Печать для договоров ректората ставится на всех договорах, подписанных руководителями структурных подразделений, имеющих право подписи договоров. Исключение составляют случаи, когда контрагенты требуют наличие печати с наименованием организации. В этом случае на договорах ставится печать установленного образца университета.
Изготовление печатей, штампов и факсимиле является централизованным и осуществляется только через общий отдел СДОУ.
Общий отдел осуществляет изготовление печати и/или штампа для структурного подразделения на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, которому необходима печать и/или штамп, согласованной с курирующим проректором данного подразделения и юридической службой и содержащей обоснование необходимости изготовления печати, штампа. Положительная резолюция проректора является основанием для изготовления печати и/или штампа структурного подразделения.
Приложение эскиза требуемой печати и/или штампа к служебной записки с указанием требуемых размеров и текста является обязательным.
Указание в служебной записке ответственного лица за получение в общем отделе и хранение в структурном подразделении печати и/или штампа является обязательным.
Основанием для заказа печати, штампа является:
создание и реорганизация структурного подразделения, в деятельности которого предполагается использование печати структурного подразделения;
переименование учредителя университета либо самого университета;
износ, утеря существующей в структурном подразделении печати;
изменения данных, указанных на печатях, штампах структурного подразделения.
Общий отдел осуществляет изготовление факсимиле на основании служебной записки руководителя, которому необходимо факсимиле, согласованной с курирующим проректором данного подразделения и юридической службой, и утвержденной ректором.
Все виды печатей и штампов для документов, используемых в университете, подлежат строгому учёту и контролю в специальном журнале путем проставления их оттисков. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются.
Все изготовленные печати и штампы передаются ответственному за хранение печати в структурном подразделении в день получения печати или на следующий день под подпись в журнале учета печатей и штампов. Передача сопровождается составлением акта.
Материально ответственным лицом за изготовленные печати назначается лицо, ответственное за хранение печатей в структурном подразделении.
При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику через общий отдел под подпись в книге учета печатей и штампов.
Передача печатей и штампов посторонним лицам, а также вынос печатей (штампов) за пределы зданий университета без отметки в журнале выдачи печатей, штампов, факсимиле не допускается.
В случае утраты печати (штампа) работник, ответственный за хранение и использование печати, немедленно сообщает об этом руководителю структурного подразделения.
По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании руководитель структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует проректора, курирующего работу подразделения. Проректор материалы расследования вместе с выводами и предложениями предоставляет ректору для принятия решения.
Проверка наличия печатей и штампов в соответствии с данными учета, порядок их хранения, правильность использования в структурных подразделениях проводится не реже одного раза в два года комиссией, назначаемой для проверки ведения делопроизводства в структурных подразделениях университета. Результаты проверки отражаются в акте.