Служба документационного обеспечения управления

Подразделения

• Секретариат
• Общий отдел
• Архив

Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) является структурным подразделением университета и находится в подчинении у руководителя департамента экономики и финансов. СДОУ создан с целью организации, руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению университета, а также совершенствованию делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив. Штатное расписание управления включает в себя следующие должности:

• рукводитель службы.

Задачи службы:

• обеспечение единого порядка документирования, организационно-методического руководства деятельности по документационному обеспечению управления, оптимизация документооборота;
• совершенствование форм и методов работы с документами, а также разработка и внедрение нормативных и методических регламентов по совершенствованию документационного обеспечения в университете и его филиалах;
• координация деятельности по комплектованию архива соответствующими документами, обеспечению их сохранности, учету, обработки в течение установленного срока хранения, а также передаче на хранение в Российский государственный исторический архив Дальнего Востока;
• организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководства университета.

Функции управления:

• осуществлять контроль оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;
• проводить консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов в сфере документационного обеспечения деятельности и использования методик работы с документами организации;
• организовывать работу по поддержанию системы документационного обеспечения в актуальном состоянии;
• организовывать работу по совершенствованию системы управления электронным документооборотом, в том числе составлять технические задания на проектирование и развитие системы электронного документооборота в сфере документационного обеспечения деятельности организации;
• обеспечивать надлежащую и своевременную регистрацию и учет входящих, исходящих и внутренних документов; 
• осуществлять организацию и контроль работы с обращениями граждан;
• контролировать надлежащее и своевременное размещение организационно-распорядительной документации в системе электронного документооборота; 
• организовывать работу по своевременной актуализации инструкции по делопроизводству ФГБОУ ВО "ВВГУ", на основании методических рекомендаций Министерства науки и высшего образования;
• осуществлять контроль разработки номенклатуры дел университета, согласно плану, утвержденному Российским государственным историческим архивом Дальнего Востока;
• разрабатывать иные нормативные и методические документы, регламентирующие работу с документами в университете;
• обеспечивать применение в работе подведомственных структурных подразделений всех разрабатываемых и вводимых вышестоящими организациями систем электронного документооборота, проводить консультативную работу по разъяснению возможностей работы с ними;
• планировать и проводить проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях университета;
• организовать работу экспертной комиссии по экспертизе ценности документов университета. Координировать процессы составления научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам и ежегодного представления на рассмотрение экспертной комиссии разделов сводных описей дел;
• организовывать оперативное хранение документов в организации, в том числе контролировать процесс формирования, оформления и передачи документов в архив университета в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• контролировать ведение надлежащего учета и обеспечения сохранности принятых в архив документов;
• организовывать работу по обеспечению материально-технической поддержки исполнения полномочий президента, проректоров, заместителей проректоров, советников ректора, директоров департаментов;
• контролировать составление референтами секретариата организационно-распорядительных документов по поручению ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департамента ФГБОУ ВО "ВВГУ"(приказов, распоряжений), исходящей (писем) и внутренней корреспонденции (служебных записок);
• контролировать качество подготовки, соблюдение правил оформления и установленной процедуры согласования документов, представляемых на рассмотрение ректору, президенту, проректорам и их заместителям, советникам ректора, директорам департаментов университета, в соответствии с требованиями нормативно-методических документов по делопроизводству;
• организовывать работу по передаче документов в структурные подразделения университета, согласно резолюциям ректора, президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов университета, конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения, подготовки ответов и предложений по их реализации. Осуществлять контроль за сроками исполнения резолюций на документах;
• контролировать и осуществлять организационное обеспечение командировок, деловых встреч, заседаний и совещаний президента, проректоров и их заместителей, советников ректора, директоров департаментов университета;
• организовывать и контролировать ведение и оформление внутренней документации ректората (протоколов совещаний, табеля учета рабочего времени работников ректората, графиков отпусков, документальное оформление представительских расходов).