Разработка номенклатуры дел структурного подразделения
Номенклатура дел – это:
Номенклатура дел университета представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях университета, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.
Виды номенклатуры дел в университете:
В университете составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел ВГУЭС.
Основания создания (корректировки) номенклатуры дел:
Вновь созданное подразделение в месячный срок обязано разработать номенклатуру дел подразделения, согласовать ее с архивом университета и предоставить в общий отдел.
Анализ номенклатуры дел проводится руководителем структурного подразделения не реже 1 раза в год. Если требуется внесение изменений в номенклатуру дел, руководитель структурного подразделения информирует об этом заведующего архивом служебной запиской.
Ответственные за создание (корректировку) номенклатуры дел структурного подразделения:
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 октября текущего года) сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом, подписывается руководителем подразделения и передается в общий отдел.
Ответственность за содержание и соответствие текущему положению номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения.
Чем руководствоваться при составлении номенклатуры дел структурного подразделения:
При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями о структурных подразделениях вуза, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности университета, их виды, состав и содержание.
Обратите внимание!
Методические указания по разработке номенклатуры дел структурного подразделения, а также образцы примерной номенклатуры дел кафедры и примерной номенклатуры дел структурного подразделения приведены ниже вложением.