Отправка корреспонденции
Почтовое отправление – адресованная письменная корреспонденция.
Виды почтовых отправлений и процедура отправки:
Выделяют следующие виды почтовых отправлений:
- Простые почтовые отправления (письма, почтовые карточки, бандероли).
- Регистрируемые почтовые отправления (заказные письма, заказные почтовые карточки, заказные бандероли).
- Открытые ценные почтовые отправления (ценные письма, ценные бандероли).
- Простые почтовые отправления (письма, почтовые карточки, бандероли) вручаются адресатам без расписки. Отличительной особенностью данных писем является отсутствие трек-номера для отслеживания. А значит в случае утери найти данное письмо на почте России или отследить его местоположение будет невозможно.
Для отправки простого почтового отправления необходимо:
упаковать отправление в конверт, заклеить конверт и подписать его следующим образом:
в левом верхнем углу указывается подразделение, которое совершает отправку;
в правом нижнем углу указываются данные адресата согласно нижеприведенному образцу:
|
ФИО получателя (при наличии) Наименование организации (при наличии) Адрес получателя (город, улица, номер дома, номер офиса или квартиры) Индекс получателя |
На конверте простым карандашом необходимо указать «простое отправление» или «пр».
- Регистрируемые почтовые отправления (заказные письма, заказные почтовые карточки, заказные бандероли), принимаются почтой России от университета с выдачей квитанции, регистрируются на определённых этапах пересылки в соответствующих документах. У заказного письма, в отличие от простого, есть трек-номер для отслеживания. На территории РФ заказное письмо вручается адресату под роспись лично или представителю адресата по доверенности.
Для отправки простого почтового отправления необходимо:
упаковать отправление в конверт, заклеить конверт и подписать конверт следующим образом:
в левом верхнем углу указывается подразделение, которое совершает отправку;
в правом нижнем углу указываются данные адресата согласно нижеприведенному образцу:
|
ФИО получателя (при наличии) Наименование организации (при наличии) Адрес получателя (город, улица, номер дома, номер офиса или квартиры) Индекс получателя |
В случае необходимости подтверждения факта получения отправления к заказному письму или бандероли прилагается простое уведомление о вручении.
Простое уведомление заполняется следующим образом:
на лицевой стороне указывается адрес для возврата (адрес отправителя);
на оборотной стороне указывается адрес получателя.
На конверте простым карандашом необходимо указать «заказное отправление» или «з/п».
- Открытые ценные почтовые отправления (ценные письма, ценные бандероли). Ценные письма принимаются от отправителей в открытом (незапечатанном) виде с описью вложения. В случае утраты или повреждения вложения ценной бандероли, письма, выплачивается компенсация в пределах суммы объявленной ценности.
Для отправки открытого ценного почтового отправления необходимо:
упаковать отправление в конверт, НЕ ЗАКЛЕИВАТЬ конверт, подписать конверт следующим образом:
в левом верхнем углу указывается подразделение, которое совершает отправку, адрес отправителя: г. Владивосток, ул. Гоголя, д. 41, ауд. ____, 690014;
в правом нижнем углу указываются данные адресата согласно нижеприведенному образцу:
|
ФИО получателя (при наличии) Наименование организации (при наличии) Адрес получателя (город, улица, номер дома, номер офиса или квартиры) Индекс получателя |
Заполнить бланк описи вложения по адресу: https://www.pochta.ru/form?type=F107&restore=true, указывая все пересылаемые предметы, их количество и сумму оценки (в полных рублях) для каждого предмета. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются. Опись печатается в двух экземплярах и вкладывается в конверт к отправлению.
Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер и общее количество: например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».
При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое отправления с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.
Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.
При необходимости к ценному письму или бандероли с описью вложения прилагается простое уведомление о вручении, для подтверждения факта получения отправления адресату.
Простое уведомление заполняется следующим образом:
на лицевой стороне указывается адрес для возврата (адрес отправителя).
на оборотной стороне указывается адрес получателя.
На конверте простым карандашом необходимо указать «ценное отправление с описью вложения».
Отслеживание почтового отправления:
Для отслеживания заказного почтового отправления необходимо:
- Позвонить в общий отдел по телефону: 240-41-30 или 3204 и узнать трек номер, присвоенный данному отправлению.
- Зайти на сайт: https://www.pochta.ru/trackingи в поле под надписью «Отслеживание» ввести номер, присвоенный данному отправлению.
Простые письма и бандероли отслеживанию не подлежат!!!
Обратите внимание!!!
Вес почтового отправления не должен превышать 2-х килограмм. Вес почтового отправления можно узнать у делопроизводителя общего отдела в аудитории 1343 в рабочее время.
Пример заполнения конверта, простого уведомления о вручении, описи вложения приведены ниже вложением.